Se fue el único que sabía sacar los datos de SAP
Margen Oculto · octubre 2026
Se fue el único que sabía sacar los datos de SAP
Qué pasa cuando la información de tu empresa depende de una sola persona — y cómo decidir qué arreglar y qué cambiar cuando las reglas de SAP ya no son las mismas.
"José, tengo un problema mayúsculo."
Así empezó la llamada de un CIO hace un tiempo.
Durante años, un desarrollador se había encargado de sacar toda la información de SAP. Cargas, extracciones, informes. Todo pasaba por él.
Y se había ido de la empresa.
Lo que había montado funcionaba. El problema era que nadie más entendía cómo. Las cargas empezaron a fallar. Nadie sabía corregir las incidencias. Los desarrollos nuevos que pedía el negocio estaban parados.
Mientras tanto, dirección seguía necesitando sus datos. Todos los días.
Un problema de negocio disfrazado de problema informático.
Nadie se había planteado ese riesgo. ¿Por qué iban a hacerlo, si todo funcionaba?
Pero cuando la información deja de llegar, dirección pierde visibilidad sobre lo que ocurre en la empresa. Las decisiones se siguen tomando. Solo que a ciegas, o con datos de hace semanas.
Las ventas, el margen, el stock, los pedidos retrasados. Todo lo que dirección revisaba en sus reuniones dependía de unas cargas que ya nadie sabía mantener.
Lo que encontramos cuando miramos debajo.
Fui con dos expertos, uno de SAP y otro de datos. El diagnóstico confirmó lo que sospechaba.
Así que había dos problemas a la vez. Uno inmediato: nadie sabía mantener lo que existía. Y otro estratégico: podían gastar mucho dinero en reconstruir un sistema que poco después tendrían que volver a cambiar.
Por qué ya no vale atacar directamente la base de datos de SAP.
Lo que durante años fue una práctica habitual se ha convertido en un riesgo. Por tres motivos.
En la nube no tienes ese acceso. Con SAP RISE, la plataforma la gestiona SAP. El cliente no entra directamente a la base de datos como hacía en sus propios servidores, así que las extracciones construidas de esa forma dejan de funcionar.
Puede chocar con tu licencia. Muchas empresas tienen licencias de base de datos de SAP que no permiten el acceso directo desde herramientas de terceros. En una auditoría de licencias, eso puede traducirse en costes que nadie había previsto.
SAP está cerrando caminos alternativos. SAP ha restringido el uso de algunas de sus interfaces de extracción por parte de herramientas de terceros, y empuja a sus clientes hacia sus propias soluciones de datos.
Revisa tu contrato antes de decidir. Las condiciones de licencia de SAP varían mucho de una empresa a otra. Si hoy extraes datos directamente de la base de datos, conviene que un especialista en licencias SAP revise qué te permite tu contrato antes de que lo haga una auditoría.
Las fechas que conviene tener presentes. El mantenimiento estándar de SAP ECC termina a finales de 2027. SAP ofrece mantenimiento extendido de pago hasta 2030, pero cuanto más esperes, menos margen tendrás para planificar la migración y la analítica que depende de ella.
El plan: primero estabilizar, después cambiar.
Había dos frentes. Y el orden importaba.
Que el negocio no se quedara sin datos.
Lo primero fue recuperar las cargas que fallaban. Dirección no podía parar su analítica mientras resolvíamos el problema de fondo. Sin esto, cualquier plan a medio plazo era irrelevante.
Migrar a SAP RISE de la forma más limpia posible.
Con la situación estabilizada, abordamos el cambio de plataforma. El objetivo no era solo mover SAP a la nube, sino no arrastrar los problemas del sistema anterior.
Decidir cómo sacar los datos a partir de ahora.
Ya no se podía atacar la base de datos. Había dos caminos: construir vistas dentro de SAP o usar SAP Datasphere. Esta decisión es la que más impacto tenía en el negocio.
Vistas en SAP o Datasphere: cómo decidir.
Las dos opciones son válidas. La diferencia está en lo que necesita el negocio y en cuánto quiere invertir.
Las vistas en SAP son consultas que se construyen dentro del propio sistema y exponen la información de forma ordenada para que otra herramienta la lea. SAP Datasphere es la plataforma de datos de SAP: integra la información de SAP y de otras fuentes, la organiza con un lenguaje de negocio y permite replicarla de forma continua.
| Criterio | Vistas en SAP | SAP Datasphere |
|---|---|---|
| Coste de licencia | Menor: se apoya en lo que ya tienes | Mayor: suscripción adicional |
| Tiempo real | Posible, pero con más trabajo técnico | Pensado para replicar datos de forma continua |
| Esfuerzo de desarrollo | Alto si hay muchas fuentes y casos de uso | Menor para casos estándar de SAP |
| Otras fuentes de datos | Hay que integrarlas aparte | Integra SAP y fuentes externas en un mismo sitio |
| Lenguaje de negocio | Depende de cómo se documenten las vistas | Capa común con definiciones de negocio |
| Dependencia de personas | Alta si no se documenta bien | Menor: modelo más visible y estandarizado |
En este caso elegimos Datasphere. No porque fuera la tecnología más moderna, sino porque el negocio necesitaba algo que con el sistema anterior era imposible: controlar su operación en tiempo real.
El resultado.
Por primera vez, dirección podía ver su operación en tiempo real.
Ya no tenía que esperar a recibir informes para saber qué estaba pasando. Podía detectar incidencias antes y decidir con información actualizada.
La inversión en Datasphere generó dudas al principio. Los resultados la justificaron.
Y hubo un efecto que no aparece en ninguna factura: la analítica dejó de depender de una sola persona. El modelo de datos quedó visible y entendible para el equipo, no escondido en extracciones que solo conocía quien las había escrito.
¿Dependen los datos de tu empresa de una sola persona?
Esta checklist sirve tengas SAP o no. Hazla con tu equipo y contesta con honestidad.
Si dudas en dos o más preguntas, tus datos dependen más de personas que de sistemas. Y eso es un riesgo que solo se ve el día que alguien se va.
Tres aprendizajes de este caso.
¿Tienes una migración de SAP por delante o datos que dependen de una persona?
En Margen Oculto ayudamos a pymes a tomar mejores decisiones y aumentar sus beneficios, apoyándonos en la IA y en los datos que ya están almacenando.
Antes de migrar tu ERP, conviene decidir cómo vas a usar los datos después. Si no, migras el desorden. Escríbeme y lo vemos.
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